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El artículo 2 de la Ley 527 de 1999, define el mensaje de datos como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”. A su vez, el artículo 247 del C.G.P., determina que “serán valorados como mensajes de datos los documentos que hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud. La simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos”. Este último artículo remite necesariamente a la Ley 527 de 1999, en procura de encontrar respuesta a los siguientes interrogantes: 1) ¿bajo qué supuestos probatorios un mensaje de datos puede considerarse original e íntegro?; 2) ¿cómo se conservan los mensajes de datos? y 3) ¿cómo se demuestra la recepción de un mensaje de datos y en qué casos opera la presunción de recepción? y 4) ¿en qué momento se considera expedido un mensaje de datos a efectos de determinar su recepción por el destinatario? 1) ¿Bajo qué supuestos probatorios un mensaje de datos puede considerarse original e íntegro?: Con arreglo en los artículos 8 y 9 de la Ley 527 de 1999, “cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) de requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar De igual manera, la originalidad de un mensaje de datos se puede acreditar con firma digital sobre el mismo, siempre que esta esté ligada a la información o mensaje, de tal forma que, si estos son cambiados, la firma digital es invalidada (numeral 4, art. 28 ídem), entendiendo por firma digital el valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación (literal c, artículo 2 ídem).

Esta firma digital es equiparable a un certificado digital o código seguro de verificación, esto es, la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos, tal como se evidencia en la actualidad con las firmas electrónica de las providencias judiciales. ¿Cómo se conservan los mensajes de datos?: Como se desprende del artículo 247 del C.G.P., el valor probatorio del mensaje de datos depende de su aportación en el formato en que fue generado, enviado, o recibido, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud, lo cual guarda armonía con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 597 de 1999, que al respecto dispone: “Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1) Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta; 2) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3) Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento”. ¿Cómo se demuestra la recepción de un mensaje de datos y en qué casos opera la presunción de recepción?: Respecto de la presunción de recepción de un mensaje de datos, señala el artículo 21 ídem, que esta ópera así: “cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que este ha recibido el mensaje de datos”. Ahora bien, conforme al artículo 20 ibidem, el iniciador puede solicitar o acordar con el destinatario que los efectos del mensaje de datos queden condicionados a la recepción de un acuse de recibo, caso en el cual se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto no se haya recepcionado el acuse de recibo. No obstante, cuando no se acuerda entre estos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante: a) toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o, b) todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. ¿Cómo se demuestra la recepción de un mensaje de datos y en qué casos opera la presunción de recepción?: Respecto de la presunción de recepción de un mensaje de datos, señala el artículo 21 ídem, que esta ópera así: “cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que este ha recibido el mensaje de datos”. Ahora bien, conforme al artículo 20 ibidem, el iniciador puede solicitar o acordar con el destinatario que los efectos del mensaje de datos queden condicionados a la recepción de un acuse de recibo, caso en el cual se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto no se haya recepcionado el acuse de recibo. No obstante, cuando no se acuerda entre estos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante: a) toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o, b) todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LOS MEMORIALES REMITIDOS COMO MENSAJE DE DATOS Sobre los deberes asignados a cada litigante en función de perseguir sus postulaciones, el artículo 109 del Código General del Proceso, señala que “los memoriales podrán presentarse y las comunicaciones transmitirse por cualquier medio idóneo”, así como que el “secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba”, y lo “memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término”. A propósito de las falencias técnicas en la remisión de memoriales por medios electrónicos, la Corte Suprema de Justicia, en sede de tutela, ha explicado que el juez -director del proceso- debe ser reflexivo en los eventos en que advierta que un memorial enviado como mensaje de datos no llegó o llegó incompleto al buzón del juzgado por inconvenientes técnicos que escapan a la órbita de control del litigante. En sentencia STC 8584-2020, reiterada en STC 340-2021, señaló: “… cuando la carga procesal de la parte consiste en la radicación de un escrito, la misma está supeditada a que sea recibido en tiempo en el estrado correspondiente, bien sea en forma física o telemática.

No obstante, tratándose del segundo modo es factible que durante el proceso comunicacional se presenten situaciones que hagan creer al remitente que el mensaje de datos fue enviado, pero no llegó al buzón destinatario. Evento en el cual el juzgador debe establecer, de cara a la evidencia recopilada y a las particularidades del caso, si la causa de la falencia técnica escapa de la órbita de manejo y alcance del ciudadano, ya que si realizó las gestiones a su cargo en aras de remitir los memoriales por correo electrónico sin que la entrega se concrete por razones ajenas a su dominio, por ejemplo falta de espacio en el buzón del despacho, bloqueos del sistema, etc., mal haría la administración de justicia en sancionarlo con base hechos de los cuales no tuvo control ni injerencia, por la necesaria aplicación del principio “ad impossibilia nemo tenetur” En conclusión, cuandoquiera que las condiciones específicas del asunto reflejen que a pesar de la diligencia empleada por la parte para “enviar” sus misivas tempestiva y correctamente, no se logre el cometido por cuestiones propias del sistema al momento de la recepción que no le son atribuibles, se impone una mirada reflexiva del iudex (juez) en orden a determinar si la ruptura en la comunicación puede o no representar una consecuencia adversa para el remitente, máxime cuando el servidor web ni siquiera avisó al interesado de tal deficiencia”. Sobre esta materia también ha señalado esta Corporación, con ponencia de quien aquí cumple igual encargo, en auto 14 de diciembre de 2022, rad. 6617-31-05- 001-2020-00225-01: “… en el marco de la pandemia por COVID-19 y ante los desafíos que conlleva administrar justicia de manera remota y en escenarios virtuales, el legislador procesal aceleró la implementación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, primero con la expedición del Decreto 806 de 2020 (vigente hasta el 30 de junio de 2022) y después con la adopción del mismo como legislación permanente a través de la Ley 2213 de 2022, que a la altura del parágrafo 1º del artículo 2º, estableció un mandato de optimización en virtud del cual la autoridad judicial debe procurar la “efectiva comunicación virtual” con los usuarios de la administración de justicia y la adopción de “medidas pertinentes” para que puedan conocer las decisiones y ejercer sus derechos. (…) El mandato de “efectiva comunicación virtual” obliga a que el uso de la tecnología de la información y la comunicación sea un puente y no un obstáculo para la realización de los fines del proceso, de modo que incumbe a los administradores de justicia facilitar medidas pertinentes encaminadas a profundizar vivencias empáticas e intuitivas en la experiencia virtual con los usuarios de la justicia, con miras a evitar que la ausencia del encuentro físico entre el usuario y la justicia, suplido por la virtualidad digital, se convierta en una barrera para los menos avezados en el manejo de la comunicación digital”.

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