Atendiendo a lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia, quien dictaminó que la falta de acceso al plenario, cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.
se ha expresado que el proceso debe estar ajustado a lo previsto en el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, y que desarrolla lo previsto en los artículos 4 de la Ley 2213 de 2022 y el 122 del Código General del Proceso, en la forma de incorporar memoriales a los procesos y formar los expedientes electrónicos.
En este caso se debe resaltar que, para la correcta integración de todo documento al pleito digital corresponde hacerse su empadronamiento en el índice electrónico, procedimiento que debe realizarse luego de su inclusión en el repositorio respectivo. Según prevé el punto del Protocolo, el procedimiento de indización en el denominado «archivo00» incluye el registro de cada archivo por: a) Nombre […]; b) Fecha de creación aquella en que el documento nació o fue recibido en por el juzgado […]; c) Fecha de incorporación, esto es, en la que se incluyó el papel en el expediente […]; d) El orden que tiene al interior del proceso […]; e) El formato en el cual está codificado […]; f) El tamaño del archivo […]; g) el origen, esto es si es un documento electrónico o físico digitalizado […]; h) Las observaciones de cada archivo o carpeta […]; e, i) El archivo índice debe ser firmado por el juez o la persona encargada por este para diligenciar este documento.
La ejecución de todas las labores contenidas en el Protocolo garantiza la autenticidad, integridad, fiabilidad, unicidad y disponibilidad del expediente, punto regulado en el artículo 28 del Acuerdo PCSJA20-11567 del Consejo Superior de la Judicatura, el cual es trascendental, tanto para el correcto desarrollo del pleito, la publicidad de este para las partes y, en particular, para las posibles revisiones que corresponde hacer en otras instancias, como en sede de apelación, en donde corresponde establecer si el pleito se surtió en la forma prevista por el legislador y si las actuaciones efectivamente pertenecen a este.
Lo anterior, ya que el inferior funcional es responsable de incorporar los mensajes de datos, organizar el plenario adecuadamente, verificar y certificar la integridad de las actuaciones y diligenciar el Índice Electrónico, según los lineamientos sobre integridad y conformación del Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, que regulan el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20–11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura.
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