La notificación por estado es una forma de comunicación procesal prevista en el Código General del Proceso (CGP), utilizada para informar a las partes sobre las decisiones judiciales que no requieren una notificación personal o por otros medios especiales. Según el artículo 295 del CGP, las notificaciones por estado se refieren a autos y sentencias que no deben realizarse de otra manera, y se publican en listas o “estados” que se fijan en las secretarías de los despachos judiciales o, en la actualidad, se publican en plataformas virtuales.
La Ley 2213 de 2022, en su artículo 9, actualiza el procedimiento para las notificaciones por estado, adaptándolo al entorno digital. En este contexto, las notificaciones por estado se fijan de manera virtual, y no es necesario imprimirlas ni firmarlas físicamente por el secretario. Sin embargo, es fundamental que se inserte el contenido principal de la providencia, garantizando que las partes puedan tener acceso a ella para ejercer su derecho de defensa.
Entre los requisitos fundamentales para una notificación por estado válida, se encuentran:
1. La identificación del proceso por su clase.
2. La indicación de los nombres del demandante y demandado, o de los interesados.
3. La fecha de la providencia y la fecha del estado.
4. La firma del secretario (excepto en los casos de notificación virtual, en los cuales no es necesaria la firma física).
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El propósito de estas formalidades es garantizar la publicidad de las decisiones judiciales y permitir que las partes tengan conocimiento de las mismas para actuar dentro de los plazos legales. En caso de que una notificación por estado no cumpla con estos requisitos, puede dar lugar a nulidades procesales, como lo señala la jurisprudencia. La Corte ha enfatizado que el contenido incluido en el estado virtual debe coincidir con lo notificado, esto es, debe tener identidad y coherencia con lo indicado en la resolución de la providencia y la información que se publica de manera virtual, ya que solo asi, los usuarios pueden confiar en los datos que registran en los sistemas de información sobre los procesos. En caso de no haberse incluido el contenido central y veraz de la providencia que se notifica, puede ventilarse el asunto por conducto de la nulidad procesal si se cumplen los presupuestos de esa institución.
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