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De conformidad con el artículo 248 de la Constitución “[ú]nicamente las condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva tienen la calidad de antecedentes penales y contravencionales en todos los órdenes legales”. En ese sentido, para que un dato judicial se convierta en un antecedente penal, debe tratarse de una sentencia condenatoria en firme proferida por un juez o tribunal penal, y estos son “datos negativos al representar situaciones ‘no queridas, perjudiciales, socialmente reprobadas o simplemente desfavorables. La información relativa a los antecedentes penales constituye datos personales “en la medida en que, asocian una situación determinada (haber sido condenado por la comisión de un delito en un proceso penal por una autoridad judicial competente) con una persona natural (…) [que] permiten identificarla, reconocerla o singularizarla en mayor o menor medida, de forma individual o en conexión con otros datos personales”. Desde el punto de vista de la fuente, los antecedentes penales tienen el carácter de información pública “al estar permitido conocer algunos aspectos propios del proceso penal, por ejemplo, las circunstancias en las que ocurrieron los hechos, las razones jurídicas sustantivas y procesales que fundamentan la responsabilidad penal, y el monto de la pena. Sin embargo, no todos los datos que se consignan en virtud de un proceso penal constituyen antecedentes, sino que también pueden constituir anotaciones.

Las anotaciones o registros se refieren a la información sobre el desarrollo de las actuaciones penales, por ejemplo, el estado procesal y la autoridad competente a cargo de la actuación. “Estos registros facilitan el funcionamiento administrativo que implica el ejercicio de la acción penal, esto es, la investigación y acusación de los hechos que revistan las características de un delito” 56 de conformidad con lo dispuesto en el artículo 250 constitucional. Es claro que el derecho al olvido que se protege ampliamente respecto de los incumplimientos de obligaciones financieras, debe predicarse con mayor razón respecto de las anotaciones judiciales que se formulen en los procesos penales que no alcanzan a constituir antecedentes penales y que cumplen una función instrumental al proceso. Como se ha dicho, tales anotaciones constituyen un dato negativo en tanto vinculan a un sujeto como un posible infractor del pacto social de la forma más grave posible, que es la violación a la ley penal. Este principio se predica también en los asuntos penales. La Ley 600 de 2000 señala que las etapas preliminares a la calificación del mérito del sumario se entienden reservadas (art. 330 y 393), y solo en la etapa de juzgamiento las actuaciones se realizarán a vista pública (art. 400). Este principio adquiere aún más relevancia con la Ley 906 de 2004 que consagró un sistema procesal penal tendencialmente acusatorio, y maximizó el principio procesal de publicidad. Así, el artículo 18 de la Ley 906 de 2004 prevé que “la actuación procesal será pública. Tendrán acceso a ella, además de los intervinientes, los medios de comunicación y la comunidad en general” Sin embargo, el principio de publicidad no tiene el mismo alcance en todas las etapas del proceso penal, aún dentro de la Ley 906 de 2004, pues la reserva de las actuaciones tempranas es mucho más rigurosa dado que de ellas puede depender la eficacia misma de la investigación y la protección de bienes jurídicos superiores. A medida que avanza el proceso, dicha reserva se va disminuyendo progresivamente. Así, los artículos 149 a 152A de la Ley 906 de 2004, establecen que si bien y por regla general, todas las audiencias que se desarrollen durante la etapa de juzgamiento serán públicas, cuando haya razones de orden público, seguridad nacional, moral pública, seguridad o respeto a las víctimas menores de edad o interés de la justicia, el legislador restringe razonablemente dicho principio. Al respecto, observa la Sala que dada la estigmatización que conlleva la vinculación a un proceso penal, es indudable que el principio de publicidad entra en tensión con otros derechos de rango constitucional como el derecho a la honra, el buen nombre y el habeas data.

De ahí que sea necesario resolver la tensión en cada caso, teniendo en cuenta entre otros la finalidad de la publicidad de determinada información en el proceso. Por ejemplo, en el caso de las órdenes de captura, esta Corte encontró justificado constitucionalmente su carácter público a pesar de ser adoptadas en etapas preliminares del proceso, teniendo en cuenta que la amplia circulación de la información resulta necesaria para lograr la aprehensión72 . Por el contrario, cuando se constata que la información expuesta públicamente ha dejado de ser relevante para las finalidades del proceso, la tensión debe resolverse a favor de los derechos fundamentales de la honra, el buen nombre y el habeas data. Las actuaciones procesales surtidas en materia penal se registran en sendas bases de datos, tanto por parte de la Fiscalía como de la Rama Judicial. Aquélla tiene varios sistemas de información según el régimen que rija el proceso, siendo estos SIJUF para los procesos tramitados por Ley 600 de 2000, SIJYP para aquellos tramitados por la Ley 975 de 2005 y SPOA para aquellos tramitados por la Ley 906 de 2004 y la 1098 de 2006. Por su parte, la Rama Judicial contiene un sistema de consulta unificado en la página web, cuyo objetivo es permitir que la ciudadanía en general tenga información sobre los procesos en curso. Tal y como lo señaló en su respuesta el Consejo Superior de la Judicatura, no existe una directriz encaminada a armonizar la coherencia de la información que reposa en las bases de datos de la Fiscalía General y de la Rama Judicial. El artículo 2º del Acuerdo, asignó, entre otras, las siguientes funciones al administración principal (CENDOJ): velar por que los sistemas de información estén actualizados en el portal web de la Rama Judicial, coordinando estas actividades técnicas con los responsables de alimentar y dar soporte a los aplicativos y sistemas de información (num. 2); administrar las cuentas y perfiles de administración de contenidos del portal web de la Rama Judicial (num. 3); asignar y revocar las cuentas de usuario con sus correspondientes permisos a los administradores secundarios de las diferentes oficinas, despachos, corporaciones y unidades a nivel central y seccional (num. 4); definir y velar por el cumplimiento de los estándares de publicaciones establecidos para el portal web de la Rama Judicial por parte de los administradores secundarios (num. 5); administrar las publicaciones que los administradores secundarios no tengan permisos para realizar, esto incluye fijación, actualización o eliminación de información, teniendo presente los lineamientos de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura si se trata de información de carácter sensible. Corresponde a cada despacho, atendiendo a su propio criterio y necesidad de la información, así como al análisis de la situación que plantee el peticionario, anonimizar u ocultar la información que de él se tenga publicada en la página de la Rama, con atención a las siguientes razones: “1. Son los despachos judiciales los que cuelgan la información. 2. Son quienes pueden determinar qué información puede o es susceptible de [anonimizarse] u ocultar. 3. Son los únicos quienes pueden con base en el expediente judicial, determinar las condiciones en las que podría accederse a la solicitud de [anonimización] u ocultamiento” Mediante la Sentencia SU-355 de 2022, tras dar por acreditada la vulneración de los derechos a la intimidad personal y familiar de los accionantes por la indebida publicación de un expediente que contenía información reservada, la Corte ordenó al Consejo Superior de la Judicatura que “reglamente de manera específica, clara y completa las condiciones en que se deben realizar las publicaciones en el portal web de la Rama Judicial y actualice la normativa existe a las nuevas necesidades de publicación en la página, a raíz de la priorización de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la administración de justicia. La normativa deberá contemplar los lineamientos para garantizar que con las publicaciones que realizan tanto el administrador principal como los administradores secundarios en el portal web de la Rama Judicial se proteja el derecho a la intimidad personal y familiar de las personas, en los términos establecidos en esta sentencia”. Además, ordenó diseñar un plan de capacitación dirigido a los administradores secundarios con relación al manejo técnico para publicar contenidos y las formas de proteger el derecho a la intimidad. Ahora bien, según la respuesta del Consejo Superior de la Judicatura la directriz sobre el tiempo durante el cual debe quedar expuesta al público la información de una persona vinculada al proceso penal se encuentra en la Circular DEAJC19-9 de 2019 según la cual “las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en este lineamiento. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos deben ser eliminados de las bases de datos de la entidad”. Esta disposición se refiere a la función de conservar la información. Sin embargo, nada señala sobre el término por el cual puede estar la información expuesta al público. De lo anterior se desprende que no hay ningún lineamiento del Consejo Superior de la Judicatura que indique a los administradores secundarios por cuánto tiempo debe quedar expuesta

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