En materia pensional, la Corte ha establecido que la observancia del debido proceso es especialmente importante, pues las actuaciones de las administradoras de pensiones inciden directamente en la garantía de otros derechos fundamentales, como la seguridad social, el mínimo vital y la dignidad humana. Además, se han establecido, entre otras, dos reglas relevantes para el presente asunto. Por una parte, la Corte ha sostenido que las administradoras de pensiones incurren en una violación al debido proceso cuando se les informa de hechos que tienen relevancia o incidencia directa en el reconocimiento de una prestación económica y no los atiende diligentemente, a pesar de tratarse de situaciones que la entidad misma está en la posibilidad y en el deber de verificar, como la existencia de semanas cotizadas en periodos determinados. Esto es así, puesto que, de lo contrario, la entidad adoptaría una decisión incongruente en la que no tiene en cuenta la totalidad de las solicitudes y las circunstancias fácticas expuestas por el afiliado. Por otro lado, como ya se manifestó anteriormente en esta sentencia, los efectos adversos que se deriven del incumplimiento por parte del empleador en el pago de los aportes, así como la inobservancia por parte de las administradoras de pensiones de cobrar a los empleadores, de ninguna manera deben ser soportados por el trabajador. Esto, en vista de la posición desventajosa en la que se encuentra el trabajador respecto de su empleador y de la administradora de pensiones, así como de las obligaciones legales de los empleadores y las herramientas que la ley les otorga a las administradoras de pensiones para realizar cobros coactivos. Por ejemplo, en la sentencia T-855 de 2011, esta Corte estudió un caso de un ciudadano a quien el ISS le negó en varias oportunidades el reconocimiento de su derecho pensional, bajo el argumento de que no contaba con las semanas cotizadas suficientes para acceder a la prestación. En ese caso, el accionante argumentó que la negativa del ISS se debió a la inexactitud de la información consignada en su historia laboral, en la cual no se reportaron diferentes periodos de cotización. Pese a que el actor informó sobre dichas inconsistencias al ISS, este no accedió a su solicitud. En dicha oportunidad, este tribunal concedió el amparo de los derechos al debido proceso, entre otros, por considerar que el ISS incumplió su deber de verificar la información, expidió un acto incongruente, y permitió que la falta de pago por parte del empleador de los aportes, así como su propio incumplimiento respecto de sus deberes legales, repercutieran negativamente en el derecho pensional del actor. Adicionalmente, la Corte ha dicho que, al momento de adelantar las actuaciones que se desprenden de sus funciones, las administradoras de pensiones deben respetar las expectativas legítimas que tienen sus afiliados de acceder al derecho a la pensión de vejez, en atención al principio de buena fe[109]. Este principio también implica que las administradoras deben respetar sus propios actos, pues: “los afiliados acuden con la expectativa de que su situación sea valorada bajo las reglas de juego anteriormente previstas” La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha definido el respeto por el acto propio como una manifestación del principio de buena fe, que implica que las autoridades tienen “el deber de mantener una coherencia en las actuaciones desarrolladas a lo largo del tiempo”. En efecto, se trata de una garantía adicional para quienes acuden a la administración con la expectativa de que su situación jurídica específica sea valorada bajo ciertas reglas. Esta garantía se ve materializada en la prohibición de adoptar decisiones que, siendo lícitas, sean objetivamente contradictorias con respecto a un comportamiento efectuado previamente por la administración frente a determinado sujeto. Esta prohibición opera en los casos en los que: (i) una conducta jurídicamente relevante de la administración suscita la confianza de un particular; (ii) la administración actúa posteriormente en contradicción de la primera conducta, vulnerando el principio de buena fe; y (iii) ambos actos provienen del mismo emisor y tienen el mismo receptor Es así como en casos en que, por ejemplo, se disminuya el monto de una pensión, se revoque o se ordenen recobros, o se eliminen semanas de la historia laboral de un afiliado, hay una especial importancia en la notificación del acto para que el usuario tenga oportunidad de ejercer su derecho de contradicción, permitiendo que sus argumentos sean estudiados y así no sea afectado sin ser escuchado. Ahora bien, como el presente caso gira en torno a la modificación de la historia laboral de la accionante por parte de Colpensiones, es necesario tener en cuenta lo establecido en la sentencia SU-405 de 2021.
En dicha oportunidad, la Corte resaltó que el principio del respeto por el acto propio no significa que la historia laboral no pueda estar sujeta a modificaciones. Sin embargo, este principio exige que, para realizar cambios, la administradora de pensiones debe ser especialmente diligente para no frustrar la expectativa legítima que tienen los afiliados respecto de la información consignada en dicho documento. Ese deber de diligencia exige que (i) existan razones poderosas para realizar la modificación; (ii) que las razones sean expuestas al afiliado, y (iii) que se garantice al ciudadano los mínimos del debido proceso, esto es, que se le conceda un espacio de contradicción y defensa. Una razón poderosa puede ser, por ejemplo, la ocurrencia de un hecho criminal o la defraudación del sistema[116]. Pero, el incumplimiento de obligaciones en cabeza de personas diferentes al afiliado y que pueden ser resueltos por la autoridad pensional, como la mora patronal o la omisión en el traslado de los aportes por parte de otra entidad, no comportan razones poderosas y de ninguna manera justifican la negación del reconocimiento de una pensión de vejez. En conclusión, para la resolución particular del presente caso es fundamental recordar que las administradoras de pensiones vulneran el derecho al debido proceso administrativo de sus afiliados cuando: (i) profieren una decisión incongruente; (ii) permiten que la falta de pago por parte de los empleadores de las cotizaciones y la falta de diligencia de la administradora de pensiones en el cobro de ellas tenga consecuencias negativas en el reconocimiento del derecho del afiliado; y (iii) reducen las semanas reconocidas en la historia laboral sin una justificación suficiente y sin escuchar y tener en cuenta los argumentos del afectado. Ahora bien, el derecho al habeas data y la historia laboral segun La jurisprudencia constitucional ha establecido que el núcleo esencial de dicha garantía se compone de cinco elementos. El primero de ellos es el derecho de las personas de conocer la información que sobre ellas hay en una base de datos. El segundo se trata del derecho a incluir nuevos datos, para que haya una imagen completa del titular. El tercer elemento se refiere al derecho a actualizar la información, y el cuarto al derecho a corregir la información que se encuentra en una base de datos. Finalmente, el quinto elemento es el derecho a excluir información de una base de datos, salvo las excepciones que contemple la ley. Ahora bien, la historia laboral es un documento que emiten las administradoras de pensiones públicas y privadas que contiene información sobre los aportes a pensiones que realiza cada trabajador, como el tiempo trabajado, el empleador y el monto cotizado[121]. Adicionalmente, en ella se consignan datos específicos sobre el salario, la fecha de pago de la cotización y los días reportados, y se pueden hacer anotaciones sobre cada uno de los períodos de aportes. Como la historia laboral da cuenta de la afiliación de una persona a una administradora de pensiones, así como de los aportes realizados, de esta depende el eventual reconocimiento y pago de una prestación como la pensión de vejez. En este sentido, este tribunal ha establecido que la historia laboral tiene una relación intrínseca con derechos fundamentales como la seguridad social, la vida digna y el mínimo vital[124]. De allí que se reconozca la relevancia constitucional de este documento[125], y que se haga hincapié en que el mal manejo o alteración de la información que contiene puede resultar en la vulneración de varios derechos fundamentales.
De acuerdo con la ley y la jurisprudencia, las administradoras de pensiones son las principales responsables de la custodia de la información, así como de la certeza y exactitud de su contenido[127]. En ese sentido, el artículo 38 del Decreto 692 de 1994, así como el artículo 2.2.3.1.24 del Decreto 1833 de 2016 precisan que las administradoras de pensiones deben mantener para cada afiliado un archivo con su historia laboral, entre otra información. Esto implica que dichas entidades deben actuar de conformidad con las garantías del habeas data, razón por la que les son aplicables los deberes de conservar la información, garantizarla en condiciones de seguridad, actualizarla y rectificarla, y los demás previamente reseñados, conforme a la Ley 1581 de 2012. Al respecto, y en concordancia con lo reseñado anteriormente respecto del debido proceso administrativo, la jurisprudencia constitucional ha hecho énfasis en que las administradoras de pensiones tienen el deber de desplegar las actividades necesarias para garantizar que la información consignada en las historias laborales sea precisa, clara, detallada, comprensible y oportuna. En consecuencia, en caso de presentarse alguna anomalía, le corresponde a la entidad resolver las confusiones y determinar la veracidad de la información. Estas responsabilidades de ninguna manera pueden ser endilgadas o trasladadas a los afiliados por parte de las administradoras de pensiones, pues, de lo contrario, se desconocerían los derechos de los titulares de la información y se vaciaría de contenido el deber de las aseguradoras. De manera particular, en la sentencia SU-182 de 2019, esta Corte recordó que la pérdida, deterioro, desorganización o no sistematización de la información correspondiente a la vinculación de los afiliados al Sistema de Seguridad Social en Pensiones es responsabilidad exclusiva de las administradoras de pensiones. De igual forma, en la misma providencia, se reiteró que el incumplimiento de las obligaciones de dichas entidades no puede generar consecuencias negativas al trabajador, particularmente cuando este logra demostrar que la información que reposa en las bases de datos sobre su historia laboral es incorrecta o imprecisa. Finalmente, la jurisprudencia constitucional también ha resaltado que las administradoras de pensiones tienen el deber legal de actualizar la información de las historias laborales de sus afiliados, con el fin de no dilatar el otorgamiento de la pensión de vejez. En conclusión, las administradoras de pensiones son las principales llamadas a responder frente a las controversias que surjan a partir de las historias laborales, pues estas tienen a su cargo el manejo y tratamiento de los datos laborales bajo los principios del derecho al habeas data. Adicionalmente, la ley y la jurisprudencia han exigido un especial nivel de diligencia en el manejo de dicha información debido a su relevancia constitucional. Esto quiere decir que dichas entidades deberán desplegar todas las actuaciones que sean necesarias para garantizar la veracidad, claridad y precisión de las historias laborales.
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